Для чего нужная документация на сотрудника, зачем ее хранить и что будет, если нарушить закон о персональных данных — разберем далее в материале.
Как вести личные дела и когда от них избавляься
Компании должны определиться и утвердить список документов, которые относятся к личным делам сотрудников, а также о способе их хранения.
Важно! Проверяющие не дремлют! За нарушения требования по защите персональных данных возможен штраф до 50 000 рублей в качестве наказания.
Как все делать правильно?
Во-первых необходимо на каждого сотрудника завести отдельную папку сразу же при приеме на работу. Это не обязательное требование, но так удобнее и безопаснее.
К тому же работник вправе в любой момент запросить справку или выписку, копию чего-нибудь, а собственная папка его содержит всю нужную информацию. И посторонние данные или персональные коллег по работе будут надежно защищены.
Важно! Работодатель сам определяет какие именно документы следует хранить в личном деле сотрудника.
Важно! В папку следует вложить лист с описью содержащихся в ней документов по форме из приказа Минкультуры № 526. Данные и реквизиты документов помогут в случае утраты или подмены бумаг, а также как доказательство для проверяющих.
Во-вторых, принять решение о документах которые обязательно должны находиться в личном деле работника.
Если не удобно хранить трудовые договора в индивидуальных папках, то можно убрать их в отдельную, специально предназначенную для этого.
Обычно в личной папке лежит анкета, характеристики, приказы и заявления сотрудника.
Важно! Несмотря на наличие личного дела оформлять личную карточку на работника все еще обязательно, за ее отсутствие штраф от 50 000 рублей.
Важно! Точного перечня документов, которые можно или нельзя хранить в личном деле в законодательстве не предусмотрено и не прописано.
Важно! Не стоит хранить в личной папке копии паспорта, диплома или других важных личных документов.
Работник предоставляет их при приеме на работу для оформления трудовых отношений и снимать с них копии нельзя.
Если проверяющие из Роскомнадзора найдут эти документы в виде копий в личных делах работников или компании, то оштрафуют опять же на 50 000 рублей.
Важно! Руководители компании могут заручиться письменным согласием от сотрудников на хранение их копий личных документов. В этом случае специалисты Роструда считают действия компании допустимыми, но не всегда.
Как хранить личные дела?
Папки работающих сотрудников хранятся в отделе кадров, а уволенных сдаются в архив, с указанием на обложке срока хранения. Обычно это 50 лет.
При ликвидации организации личные дела передаются в муниципальный или государственный архив. Они понадобятся бывшим работникам при оформлении пенсии.
Важно! Уничтожать личные дела и документы из них нельзя.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
