Бухгалтерское обслуживание в Таганроге

для малого и среднего бизнеса

Штрафы за неправильное хранение документов выросли в 10 раз. Разберем коротко об условиях хранения документации далее.

Как привести в порядок архив: про температуру, влажность и пожарную безопасность

Важно помнить, что вся ответственность за сохранность рабочих бумаг в компании ложится на директора и бухгалтера. А любые нарушения в хранении бумаг ведут к серьезным штрафам.

Многие уверены, что документы следует хранить очень долго: 50-75 лет. Но на самом деле при обычных условиях соблюдать эти сроки весьма сложно. Поэтому почти по каждому виду документации существуют свои правила и сроки хранения, а также рекомендации по месту, где их можно держать и при каких условиях.

Например, бумаги со сроками хранения до 10 лет допускается оставлять в бухгалтерии, а вот со сроками более 10 лет уже следует помещать в специальное помещение, которое оборудовано согласно требованиям Росархива. То есть в архив.

Когда надо сдавать документы в архив? Когда отпала необходимость использовать данный документ или был уволен сотрудник.

Какие требования к архивным помещениям? Кроме надежного места, в плане ограниченного допуска и входа, защиты от проникновения и прочих необходимых в таких случаях условий, в архиве необходимо поддерживать и специальные — температурный режим и влажность.

Обязательным также для архива является использование папок, железных полок и шкафов, установление противопожарной и охранной сигнализации, надежные двери и решетки на окнах, если помещение находится на первом этаже.

Какая температура и влажность оптимальны для хранения документов в бумажном виде? Чтобы все бумаги сохранили четкие записи, не пересыхали, не поплыли чернила и краска принтера, в помещении архива рекомендуется поддерживать температуру 17-19°, с защитой от света и прямых солнечных лучей.

А чтобы бумаги не испортились и не покрылись плесенью в помещениях для хранения бумаг следует поддерживать влажность воздуха не более 55%. Если она будет выше, то необходимо предусмотреть и дополнительно установить приборы для проветривания комнат архива и их осушения.

Важно! В архивах документов не устанавливают системы пожаротушения с жидкими ингредиентами, так как вода испортит все, что там хранится безвозвратно и без возможности восстановления. В помещениях такого типа стоит использовать системы опрыскивания со специальным порошком или газом.

Не стоит пренебрегать и температурами, влажностью, охранными и пожарными сигнализациями. Если что-то из этого нарушить, то компанию и всех руководящих лиц накажет прокуратура и Росархив.

Остались вопросы?

Консультация бесплатно!

Бухгалтерские услуги