Какие нюансы стоит учитывать при оформлении командировочного сотрудника, разберемся далее в материале.
Как оформить командировку в 2020 году: пошаговая инструкция
Куда бы не был командирован работник — за границу или по РФ, его необходимо правильно подготовить. А значит бухгалтеру нужно заранее учитывать все возможные расходы и тщательно продумать их обоснованность, чтобы не только выплатить аванс на поездку и на прочие командировочные расходы.
Важно! Документы и другие бумаги следует оформлять по всем правилам, чтобы у налоговой инспекции не возникло в будущем вопросов относительно обоснования расходов.
Чтобы сделать оформление командировок, по установленным законом нормам, придерживайтесь нашей небольшой инструкции.
1. Оформить командировку по алгоритму компании, порядок которого закреплен в положении о командировках.
В этом документе прописывается все, что касается: сроков служебных поездок, правил учета расходов, порядок выплат аванса и оплаты на расходы, а также гарантии для работников.
Важно! Только документально выраженное решение директора считается основанием для направления сотрудника в командировку или другую поездку по службе.
Решение оформляется в унифицированной форме Т-9 или на самостоятельно разработанном бланке компании.
Важно! Сроки командировки отмечаются в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13.
2. Оплата. Работник из штата компании при направлении в командировку должен получить следующие выплаты перед поездкой:
- средства для оплаты жилья (гостиницы, аренды квартиры и пр.);
- оплату на проезд (ж/д или авиа, автобус, такси и т. д.);
- суточные выплаты;
- прочие расходы (покупка рабочей одежды или формы, инструментов и т. п.).
Важно! Командировочные расходы не могут быть одинаковыми для всех сотрудников отправленных в служебную поездку. Суммы возмещения устанавливаются руководителем и зависят от стажа работника, его должности, квалификации и прочих нюансов.
Важно! Чтобы с суточных выплат на командировку не считать НДФЛ и взносы, нужно уложиться в следующие лимиты — 700 рублей в сутки при поездках по РФ и 2 500 рублей при командировках за границу.
Если по факту выплачивается больше установленной законодательством планки, то с превышающей лимит суммы будет удержан налог и сделаны соответствующие взносы в фонды.
3. Учет расходов. Списать расходы на командировку можно при помощи авансового отчета.
Важно! Расходы по служебной поездке, кроме авансового отчета командировочного сотрудника, подтверждаются приложенными к нему платежными документами (чеки, квитанции, поучения и т. д.).
Важно! Отчет, чеки и остаток средств необходимо сдать в ближайшие три дня после возвращения работника.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
