Работник имеет право отправиться в рабочую поездку на собственном автотранспорте. Какие дополнительные документы придется для этого составить работодателю разберем далее в статье.
Как оформить командировку сотрудника на личной машине
Если сотрудник хочет поехать в командировку в своем автомобиле, то такую рабочую поездку следует оформлять по-особенному.
Важно! Еще до отъезда работника необходимо составить три документа, чтобы правильно и полностью учесть расходы в налоговом учете.
Первый основной документ — это приказ руководителя о командировке. Для этого можно воспользоваться как установленной общей формой, так и заполнить разработанный бланк самостоятельно.
В приказе указывается не только время (сроки) и место назначения командировки сотрудника, тут также прописывается и способ проезда к указанному месту (автомобиль работника), и в том же документе надо указать конкретную сумму компенсации за использование для этой цели личного автомобиля.
Второй обязательный документ — это соглашение об использовании личного автомобиля в командировке. Оно может быть оформлено как отдельный документ или как дополнение к трудовому договору.
Путевой лист — это третий необходимый документ для правильного оформления командировки сотрудника на его личном авто. То что владелец транспорта работник, а не компания значения не имеет. Путевой лист оформлять все равно обязательно нужно.
Важно! До начала поездки командировочного следует предупредить, что потребуются все оправдательные документы для подтверждения и компенсации понесенных им расходов во время поездки в командировку на его личной машине.
После завершения рабочей поездки на собственном автомобиле, сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию следующие документы:
- авансовый отчет;
- путевой лист;
- чеки по расходам (оплата бензина, платных дорог, гостиница и пр. расходы согласованные с работодателем).
Кроме всего перечисленного, необходимо также составить служебную записку, так как подтверждающих расходы документов будет в этом случае недостаточно.
Для точного определения сроков нахождения работника в командировке на личном транспорте дополнительно обязательно нужна служебная записка. Бланк можно разработать самостоятельно и заполнить.
Однако следует помнить, что служебная записка не может отменить или заменить авансовый отчет. Заполнять придется все документы, иначе от проверяющих появятся претензии относительно понесенных командировочным сотрудником расходов.
Важно! Во избежание неприятностей от ФНС работодателю надо хранить у себя копии документов на машину сотрудника, подтверждающих ее собственность.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
