Разберем подробнее правила и сроки хранения кадровых документов далее в нашей статье.
Как хранить кадровые документы?
В любой организации есть документация связанная с кадрами. Она должна храниться в компании и поэтому очень важно знать основные правила хранения этих документов.
Вариантов несколько:
- внутренне хранение в помещении компании;
- в архивном учреждении — специализированные организации;
- в структурном подразделении компании.
Важно! Необходимо соблюдать сроки хранения кадровых документов.
Рассмотрим подробнее каждый вариант.
Итак, что делать с кадровыми документами? Руководитель компании определяет самостоятельно как и где он будет хранить эти бумаги.
Какой бы вариант руководитель не выбрал, сроки хранения документации будут одинаковыми.
Менять или тем более уменьшать срок, компания и ее руководитель не имеют права.
Любое хранение важных бумаг делится на: текущее и архивное.
До того момента как документы отправляются в архив — имеется ввиду текущее хранение.
Оно также имеет два состояния хранения:
- документы в процессе исполнения;
- документы исполненные.
Последние как раз и попадают в архив.
Что обязательно нужно хранить:
- документы по сотрудникам;
- приказы;
- положения.
За документы, касающиеся рабочих кадров ответственна кадровая служба компании.
К ним относятся:
- личные дела работников;
- приказы относительно приема на работу, совмещение или увольнения;
- индивидуальные карточки сотрудников;
- трудовые договоры;
- номера лицевых счетов и документы содержащие их;
- ведомости по начислению заработной платы, пособий и пр. выплат.
- дипломы, сертификаты и аттестаты;
- квалификационные и лицензионные листы;
- удостоверения;
- пакеты документов со списками сотрудников и различными справками, которые имеют право на льготную пенсию;
- журналы и книги учета с записями, подтверждающими трудовой стаж работника или положенных ему льгот.
Сроки хранения
Все документы имеют начальный срок хранения 1 января следующего года за тем, в котором они были составлены.
Важно! Если приказы о приеме на работу или увольнении сотрудника были выпущены до 2003 года, то такая документация храниться не меньше 75 лет.
Если они созданы после 2003 года, то срок хранения будет меньше — всего 50 лет.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
