Недостает некоторых документов — знакомая проблема для многих бухгалтеров. Расскажем как быстро найти или создать заново все, что нужно далее в нашей подборке.
Четыре шага, чтобы оперативно восстановить документы
Ситуации случаются разные, причин утраты или утери бумажных или электронных документов множество. В этой статье собрана простая и доступная всем инструкция по решению данной проблемы.
Первый шаг — разобраться.
Это самый важный и необходимый процесс, который поможет выяснить что же в реальности произошло. Для этого нужно собрать комиссию, но состав ее обязательно должен утвердить руководитель.
Комиссия займется причинами утраты документов, проведет тщательное расследование и даст свое заключение. Результаты работы объединяют в одном месте и по ним составляется акт. Все пропавшие бумаги, а также выявленные в результате расследования причины их утраты обязательно фиксируются в акте.
Важно! Подтвердить причину пропажи бумаг нужно при помощи внесения в акт реквизитов документа это подтверждающие. Например, это может быть справка или акт из соответствующих органов, если причиной утраты или порчи стал пожар, затопление либо кража.
Важно! Акт из МЧС или от коммунальных служб наравне со справкой из полиции помогут при запросе от ФНС утерянных и утраченных документов. Налоговики часто запрашивают дополнительные документы или первичку, а такие справки в этом случае точно пригодятся.
Важно! Если по результатам комиссии выяснится, что причина утраты или порчи документации пожар, затопление или кража, то компания вправе попросить у налоговой службы сдвинуть сроки предоставления бумаг для возможности сбора справок или их восстановления своими силами.
Второй шаг — восстановление самостоятельно.
Организация вправе восстановить документы, которые в ней составлялись ее сотрудниками. Например, акты выполнения работ, расписание штата и прочие.
Важно! На повторно выписанном документе обязательно должно быть указанно, что он является дубликатом.
Третий шаг — попросить копии у контрагентов.
Запрос копий утерянных документов можно сделать у покупателей или продавцов-контрагентов. Это счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ и т. д. Копии также обязаны заверить контрагенты, как и оригинал, но сверху подписать: «Подлинник документа находится в (название компании) в деле №... за... такой-то год».
Также можно попросить их сделать дубликаты, а не копии. Так как оригинал и дубликат равноценные документы, а копия не всегда нравится налоговикам и возможны риски споров с ФНС.
Важно! С поставщиками есть шанс договориться, чтобы они выставили повторные счета-фактуры без отметок «Дубликат».
Четвертый шаг — отправить запрос в налоговую.
Компания имеет право запросить недостающие отчеты у тех ведомств, куда их до этого сами сдавали. Например, те же расчеты по взносам в фонды, налоговые декларации и бухгалтерскую отчетность.
А вот по взносам на травматизм запрос надо делать в ФСС. В Росстате можно запросить свою же статистическую отчетность.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
